Office Manager (secteur événementiel) 
Invest-RH
Casablanca, MA
il y a 4j

Mission

MISSION 1 : Assistance juridique / marchés publics :

  • Prise en charge administrative des marchés publics, de la publicité à la notification : constitution des dossiers des appels d’offres, ouverture des plis, vérification des pièces administratives
  • Rédaction de l’offre financière
  • Rédaction des demandes d’informations aux marchés publics (constitution des dossiers et présentation des offres, délais)
  • Organisation et convocation des réunions de travail et des commissions des marchés
  • Gestion du suivi des marchés : reconduction, mise à jour des attestations fiscales et sociales.
  • Archivage des marchés (papier, dématérialisé)
  • Secrétariat du service des marchés : courrier, téléphone, accueil, envoi des plis des offres
  • Engagement et suivi des commandes et factures du service
  • Conception de tableaux de bord de suivi des marchés (calendrier des appels d’offres, listes des marchés, dates de reconduction, dates de fin de marché, etc.)
  • Mission 2 : Secrétariat

  • Accueil physique et téléphonique
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage papier et numérique)
  • Etablissement et suivi des commandes
  • Facturation et recouvrement
  • Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du Directeur
  • Organisation logistique des déplacements de l’équipe
  • Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion
  • Prises de notes et rédaction de comptes rendus
  • Préparation et suivi de dossiers
  • Reproduction des documents
  • Classement et archivage des documents
  • Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions
  • Profil

  • Bac +2 minimum en secrétariat juridique
  • Diplôme d’université assistant juridique (DU)
  • BTS assistant de manager / DUT carrières juridiques
  • Licences pro activités juridiques ou le droit
  • Expérience en gestion administrative des marchés publics
  • Connaissance de l’environnement bureautique et maîtrise opérationnelle des logiciels bureautiques courants.
  • Maîtrise de l’orthographe
  • Connaissance de l’environnement CRM
  • Connaissance en gestion des stocks
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